Rechnungen automatisch erfassen statt abtippen: Was KI in der Buchhaltung heute schon kann

Was ist passiert?

Viele gängige Buchhaltungsprogramme – etwa Lexware Office (früher Lexoffice), sevDesk oder die Belegerfassung von DATEV – bringen inzwischen eine KI-gestützte Rechnungserkennung mit. Rechnung als Foto oder PDF hochladen, das Programm liest Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz aus und schlägt eine passende Buchung vor. Zusätzlich beschafft werden muss die Funktion meist nicht: Je nach Anbieter und Tarif ist sie bereits enthalten oder als Zusatzoption buchbar.

Meine Einordnung

In vielen kleinen Betrieben kommen Eingangsrechnungen noch per E-Mail oder Post und werden von Hand ins Buchhaltungsprogramm übertragen. Bei zwanzig bis fünfzig Rechnungen im Monat kommt schnell einiges an reiner Abtipparbeit zusammen – Zeit, die im Tagesgeschäft fehlt. Die automatische Erkennung verschiebt die Arbeit: Statt jedes Feld einzutippen, prüft man einen Vorschlag. Wie viel Zeit das im eigenen Betrieb tatsächlich spart, hängt von Belegqualität und Volumen ab und lässt sich nur mit einem eigenen Test verlässlich beziffern. Fehlerfrei ist die Erkennung nicht: Handschriftliche oder ungewöhnlich formatierte Belege werden schlechter erkannt, und Buchungsvorschläge sollten weiterhin geprüft werden.

Was bedeutet das für den Mittelstand?

Weil die Funktion in vielen Programmen bereits steckt, ist der Einstieg meist ohne großen Einrichtungsaufwand möglich. Bei sehr wenigen Rechnungen im Monat lohnt sich die Umstellung allerdings kaum; der Effekt zeigt sich erst ab einem gewissen Volumen. Die erste Frage lautet deshalb nicht, welches Tool man braucht, sondern wie viele Belege im Monat zusammenkommen und wer sie heute erfasst.

Ein Gedanke zum Mitnehmen

Prüfe zuerst, ob dein Buchhaltungstool die Funktion nicht ohnehin schon eingebaut hat. Danach mit echten Rechnungen aus dem letzten Monat testen und die reine Erfassungszeit davor und danach vergleichen, statt auf das Bauchgefühl zu vertrauen.