Protokoll per KI: Ein Selbstversuch, zwei Fehler und eine klare Lehre für Betriebe
Meine Gedanken dazu
Ein Protokoll komplett per KI: erstaunlich gut – doch die Fehler steckten genau dort, wo es auch im Betrieb darauf ankommt.
Selbst ausprobiertErfahrungsbericht · Generalversammlung am 18. September 2026
Welches Problem soll gelöst werden?
Am 18. September stand die Generalversammlung unseres Fußball-Fördervereins an, und unser Schriftführer war verhindert. Also bin ich eingesprungen. Die klassische Lösung kennt jeder, der schon einmal eine Besprechung dokumentiert hat: Laptop aufklappen, eine Stunde lang mitschreiben, danach alles in Form bringen.
Ich wollte etwas anderes ausprobieren: Kann KI mir die Dokumentation abnehmen, ohne dass ich die Kontrolle über den Inhalt verliere? Dieselbe Frage stellt sich in jedem Betrieb – bei Projektbesprechungen, Kundenterminen oder der wöchentlichen Teamrunde, in der einer mitschreibt, statt mitzudenken.
Wie lief der Test ab?
Während der Versammlung lief auf meinem Smartphone die Aufnahme-App Noota mit, in der kostenlosen Version und einfach die ganze Zeit über, ohne zusätzliche Technik. Der Laptop blieb zu. Danach hatte ich zwei Dateien: ein Transkript und eine automatisch erstellte Zusammenfassung als PDF. Beides habe ich in ChatGPT hochgeladen, unser Vereinslogo ergänzt und den Auftrag beschrieben:
Wichtig vorab: Die Aufnahme habe ich zu Beginn der Versammlung angekündigt, und alle Anwesenden waren damit einverstanden. Auch die Veröffentlichung des anonymisierten Ausschnitts in diesem Beitrag ist mit dem Vorstand abgesprochen.
Meine Eingabe, sinngemäß
„Bitte erstelle aus dem Transkript und der Zusammenfassung ein Protokoll unserer Generalversammlung. Verwende unser Vereinslogo und orientiere dich am bestehenden Design.“
- VersammlungAudioaufnahme
- NootaTranskript und Zusammenfassung
- ChatGPTProtokollentwurf im Vereinsdesign
- Ich und der VorstandPrüfung und Korrektur
Mehr als diese zwei Sätze brauchte es nicht. Entscheidend waren die vollständigen Ausgangsdateien und das Logo als Vorlage für das Erscheinungsbild.
Was ist dabei herausgekommen?
Ein strukturiertes, dreiseitiges Sitzungsprotokoll: Tagesordnungspunkte, sauberes Layout, Vereinslogo, Platz für die Unterschriften. Ich musste das Dokument nicht von Grund auf schreiben und gestalten, sondern hatte einen fertigen Entwurf, den ich nur noch prüfen musste.
Eine exakte Zeitersparnis habe ich nicht gemessen, und ich möchte sie auch nicht nachträglich behaupten. Während der Sitzung konnte ich zuhören und mitreden, statt zu tippen – das war für mich der spürbarste Unterschied.
Wo sind die Grenzen?
So gut das Ergebnis aussah: Fehlerfrei war es nicht. Einige Namen waren falsch geschrieben, und bei den Kassenprüfern stimmte die Amtszeit nicht. Ausgerechnet bei solchen Details darf ein Protokoll nicht ungenau sein.
Zwei Fehler, ein sauberer Korrekturweg
Schreibweisen: Namen überprüft und die korrekte Fassung nachgereicht.
Kassenprüfer: Amtszeit im Gespräch mit einem Vorstandsmitglied geklärt und korrigiert.
Danach: überarbeitete Fassung an die Vorstandsgruppe, erneut kontrolliert – erst dann war das Dokument fertig.
Die zweite Grenze liegt vor dem ersten Test: Eine Besprechung darf man nicht einfach aufnehmen. Alle Beteiligten müssen vorher Bescheid wissen und einverstanden sein – das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Und wer Aufnahme und Transkript an eine App oder einen KI-Dienst gibt, übermittelt personenbezogene Daten an einen Drittanbieter.
Wenn du das im Betrieb ausprobieren willst:
- Erst prüfen, was schon da ist: Wer Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet nutzt, hat je nach Lizenz bereits Transkriptions- oder Zusammenfassungsfunktionen eingebaut. Für Online-Besprechungen ist das oft der einfachere Einstieg, weil kein zusätzlicher Anbieter dazukommt. Eigene Apps wie Noota spielen ihre Stärke vor allem bei Besprechungen vor Ort aus.
- Vorher ansagen und Einverständnis einholen – bei jedem Termin, nicht einmal pauschal.
- Klären, wohin die Daten gehen: welche App, welcher KI-Dienst, welches Konto. Kunden- und Personalgespräche gehören nicht ohne datenschutzrechtliche Prüfung in solche Werkzeuge; gibt es einen Betriebsrat, sollte er früh einbezogen werden.
- Eine Vorlage mitgeben: Das bestehende Protokoll-Layout oder das Firmenlogo bringt mehr als lange Anweisungen.
- Die Prüfpflicht festlegen: Namen, Zahlen, Beschlüsse, Fristen und Zuständigkeiten liest immer ein Mensch gegen – am besten jemand, der dabei war.
- Klein anfangen: mit einer wiederkehrenden Besprechung, nicht gleich mit allen.
Mein Fazit
Die KI hat geschrieben. Die Verantwortung blieb bei mir.
Überzeugt hat mich kein magischer Knopfdruck, sondern ein ganz praktischer Ablauf: Informationen aufnehmen, mit KI aufbereiten, selbst prüfen, Rückfragen stellen, korrigieren.
Genau darin sehe ich Potenzial für kleine Unternehmen: bei Besprechungsnotizen, Projektprotokollen oder der Dokumentation wiederkehrender Abläufe. Nicht als blindes „Die KI macht das schon“, sondern als Werkzeug, das einen guten ersten Entwurf liefert.
Man muss nicht gleich den ganzen Betrieb verändern. Manchmal lohnt es sich, mit einer einzigen Aufgabe anzufangen – und genau hinzuschauen, was besser wird.
Welche Werkzeuge es für Besprechungsnotizen gibt und worauf man beim Datenschutz achten sollte, schaue ich mir in einem eigenen Beitrag an.
